Les to-do list font partie intégrante de notre quotidien. Si de manière classique, nous organisons nos tâches manuellement, il est devenu possible de le faire de façon plus efficiente grâce aux outils de planification.
Appelés logiciels de gestion de tâches, ces outils peuvent être des gestionnaires de tâches individuels ou des plateformes multimodales. Regroupant les outils de création et d’assignation des tâches, ces outils permettent de gagner en temps.
Sur le marché, on trouve une variété d’outils de gestion des listes de tâches. Todoist fait partie de ceux qui sont les plus plébiscités.
Créée en 2007, Todoist est cet outil de gestion de tâches qui facilite les organisations. Avec plusieurs millions d’utilisateurs à travers le monde, l’outil fait partie des meilleurs sur le marché.
La puissance des fonctionnalités proposées, l’accessibilité sur mobile et sur ordinateur, la convivialité de l’interface sont les points forts de Todoist.
Présentation générale de Todoist, l’outil de gestion de tâches
Todoist est cet outil en ligne qui permet de gérer les listes de tâches en équipe et faciliter les contraintes d’organisation. Intelligent et facile à prendre en main, cet outil, créé en 2007, détecte les informations structurantes des tâches.
Il permet de faire un suivi efficace des tâches professionnelles et personnelles, de faire une programmation de rappel.
Populaire à travers le monde, Todoist est un logiciel édité par Doist et dont les données sont hébergées aux États-Unis d’Amérique. L’outil est disponible en plusieurs langues : français, italien, portugais, allemand, espagnol et anglais.
L’interface de la plateforme Todoist est intuitive. Facile à prendre en main par l’utilisateur, Todoist propose également un service client disponible en permanence.
Todoist est un outil qui s’adresse à tout le monde, aux particuliers comme aux professionnels.
Pour les particuliers, il peut servir pour les tâches personnelles suivantes :
- Organisation des départs en vacances ;
- Tâches ménagères quotidiennes ;
- Rendez-vous médicaux ;
- Planification des routines de sport, de méditation, de lecture.
Pour des projets en solo ou en petite équipe, il peut servir pour l’administration d’un blog, la création d’un site web, l’organisation des rendez-vous et des événements.
Todoist s’adresse aux professionnels qui souhaitent mieux organiser leur travail au quotidien. Ses fonctionnalités peuvent aider ceux qui gèrent en parallèle plusieurs projets comme les freelances et les travailleurs indépendants.
Les TPE, les startups et autres PME peuvent intégrer Todoist dans leur quotidien pour mieux organiser la répartition des tâches et les travaux des différentes équipes.
Utilisation de Todoist
Pour bénéficier des services de Todoist, l’utilisateur doit créer un compte. Outre le compte classique, il est possible d’utiliser un compte Google pour accéder à l’outil.
Une fois le compte créé, l’utilisateur accède à l’interface de l’application qui présente un design minimaliste. 4 habillages graphiques différents sont proposés : Todoist, dark, neutral, tangerine.
À la droite de la page d’accueil du site, on retrouve les tâches à effectuer avec la vue « 7 jours » qui permet la classification des tâches par ordre d’échéance ou par projet.
On retrouve un bouton dédié qui permet de rajouter des tâches simplement en la saisissant ou à la volée en fonction de l’affichage. Il suffit de choisir un projet et le nom d’une tâche afin de donner une échéance.
Pour fixer les échéances, l’utilisateur peut soit cliquer sur la date sur le calendrier ou saisir directement sa date. Les formulations que l’application admet à cet effet sont diverses.
Étant un outil à l’aise avec le langage naturel, l’utilisateur peut saisir comme échéance « tous les merc, vend, lun » pour voir répéter ladite tâche les mercredis, les lundis et les vendredis.
À défaut, on peut écrire une formulation plus explicite comme « tous les jours à 12 : 30 à partir d’après-demain ».
Sur la gauche, il y a une colonne réservée à l’affichage des différentes vues. On peut y voir les projets pour « aujourd’hui » « 7 jours » et plus. Toujours sur le côté gauche de la plateforme Todoist, se trouvent rassemblés les différents projets en cours.
Ces projets sont distingués les uns des autres par une série de codes couleurs. Sur le côté gauche de l’interface, on retrouve la boîte de réception où vont les tâches par défaut, les filtres et étiquettes.
Les tarifs et différentes fonctionnalités de Todoist
L’outil de gestion de tâches Todoist présente plusieurs fonctionnalités disponibles en version payante ou gratuite.
Les fonctionnalités du logiciel sont : la planification des projets, les vues Kanban, les modèles de projets, la gestion des tâches, la collaboration, la gestion des invités et des équipes, l’intégration avec divers outils et une application mobile.
Todoist est disponible en 3 formules : une version gratuite, une version pro et une version business.
La version gratuite est la plus utilisée, elle est adaptée pour les usages personnels et les projets ponctuels.
Bien que les tâches et les fonctionnalités de cette offre soient limitées, elle donne à l’utilisateur la possibilité de :
- Inviter jusqu’à 5 collaborateurs par projet ;
- Avoir jusqu’à 5 projets actifs ;
- Stocker 5 Mo par fichier au maximum ;
- Voir 1 semaine d’historique d’activité ;
- Gérer 3 filtres.
Les versions payantes sont l’offre pro et l’offre Business.
L’offre pro coûte 4 euros par mois et offre aux utilisateurs les avantages suivants :
- 300 projets actifs ;
- 25 collaborateurs à inviter par projet ;
- Jusqu’à 100 Mo par fichier à stocker ;
- 150 filtres au maximum ;
- Historique d’activités illimité ;
- Des rappels et une personnalisation de l’interface.
L’offre Business est adaptée aux entreprises, elle coûte 6 euros par mois.
Ses avantages et fonctionnalités sont plus nombreux. L’utilisateur bénéficie avec cette offre de :
- 500 projets actifs ;
- 50 collaborateurs à inviter par projet actif ;
- 100 Mo par fichier à stocker ;
- 150 filtres au maximum ;
- Un historique d’activités illimité ;
D’autres fonctionnalités sont disponibles avec les versions payantes de Todoist :
- Droits d’utilisateurs avancés ;
- Support prioritaire ;
- Boîte de réception d’équipe ;
- Sauvegardes automatiques ;
- Rappels et personnalisation de l’apparence.
Les forces et faiblesses de Todoist
Les atouts de l’outil de gestion des listes de tâches Todoist sont multiples. Le premier, c’est qu’il dispose de plusieurs extensions : sur le web, sur smartphone, tablette Android, sur iPhone, iPad, sur Windows, sur les navigateurs Google Chrome et Mozilla Firefox…
Ce qui facilite l’accès aux tâches quel que soit le moyen. Le second avantage de Todoist, c’est sa prise en main facile. Il convient aux novices et aux experts dans les outils digitaux, contrairement à d’autres outils de gestion de projet.
Dans son fonctionnement, Todoist permet de créer des projets, des sous-projets en les priorisant. L’outil propose des modèles de projets qui en font un véritable assistant personnel et un coach en organisation pour les utilisateurs.
Les entreprises peuvent choisir des calendriers éditoriaux, des sandbox, ou des pipelines de vente. Les particuliers peuvent apprendre avec ces modèles à naviguer sur le net en sécurité, créer des podcast…
En termes de coût, en plus de la version gratuite qui se montre suffisante pour la majorité des utilisations, les versions payantes de Todoist sont abordables.
Il existe d’autres fonctionnalités sur Todoist pour vous faciliter la vie :
- Assignation d’une tâche à un membre de votre équipe ;
- Intégration de commentaires sous une tâche (pratique si vous collaborez à plusieurs) ;
- Ajout de fichiers ;
- Possibilité de formater votre texte pour faciliter la lecture (gras, italique…).
Loin d’être un outil parfait, Todoist est un outil qui présente deux faiblesses qui n’enlèvent rien à son efficacité. On peut déplorer l’absence des rappels dans sa version gratuite et l’absence d’automatisations.
Todoist un outil fiable, bien conçu et qui facilite la vie des travailleurs indépendants, freelance…